Comment Préparer, Promouvoir et Animer un Webinar ?

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19 Mars 2019
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Vous souhaitez optimiser l’efficacité de votre formation en proposant des classes virtuelles à vos apprenants ? Vous voulez connaître les clés d’un webinar réussi ? Idéal pour favoriser l’engagement et l’interactivité avec la population à former, le webinar permet également, par son format, de simplifier de nombreuses contraintes liées à la logistique. Alors, comment faire pour que votre première conférence directe en ligne soit un franc succès ? Comment préparer, promouvoir et animer un webinar dans le cadre d’une formation ?

Bien se préparer en amont

Un webinar réussi est un webinar qui a été bien préparé en amont. Pour cela, il convient de savoir à qui vous allez vous adresser, de bien structurer la conférence et de vous équiper correctement. Les étapes clés à ne pas oublier :

  • réfléchir à des thématiques pertinentes issues de votre programme de formation qu’il serait intéressant d’approfondir. En fonction, par exemple, des retours que vos apprenants peuvent vous faire sur des points à éclaircir. ;
  • prévoir une courte présentation qui récapitule notamment les problèmes rencontrés par vos futurs participants. Prouvez-leur que vous avez parfaitement cerné leurs attentes ;
  • répondre à la problématique. L’idée est de montrer que vous êtes expert et que vous leur apportez les réponses qu’ils attendaient ;
  • anticiper les questions posées pendant la conférence en direct pour les utiliser à votre avantage.

Une fois que vous avez réalisé ce travail de préparation, assurez-vous d’avoir du matériel de qualité pour éviter les ratés et limiter les problèmes du direct. Choisissez un bon logiciel ou optez pour des outils gratuits tels que le Live Facebook ou encore Youtube Live. Ils ont l’avantage de proposer également la fonction Replay.

À découvrir également : Comment Faire des Vidéos comme un Pro ?

Faire la promotion pré et post webinar

Bien préparer un webinar est une étape essentielle mais ce n’est pas suffisant si vous souhaitez optimiser son efficacité. Vous devez promouvoir votre conférence en direct avant et après la date de diffusion.

Avant le webinar

Démarrez votre promotion plusieurs jours voire semaines avant le Webinar. L’objectif est que votre audience se rende disponible et soit dans de bonnes conditions pour participer à cet événement. Vous pouvez utiliser plusieurs canaux tels que votre plateforme de formation, les réseaux sociaux ou le blog de votre site internet. N’oubliez pas les emails marketing mais utilisez-les à bon escient. Un premier pour donner rendez-vous puis un ou deux emails de rappel quelques jours avant la date de la conférence en ligne.

Votre page d’accueil doit être soignée et attractive. Optez pour un titre accrocheur, décrivez précisément les sujets que vous allez aborder et les solutions que vous allez leur apporter. Soyez clair et concis. Donnez envie à votre audience de se projeter, suscitez l’envie de connaître les réponses.

Après le webinar

Optimisez l’engagement des participants en les remerciant d’avoir participer à votre conférence. Vous pouvez leur envoyer une synthèse des points abordés lors de la conférence. Vous pouvez également les impliquer encore davantage en leur demandant de donner leur avis sur la conférence. Dans un deuxième temps, analysez la performance de votre webinar à travers les statistiques et le lead scoring. Vous pourrez les utiliser pour ajuster la prochaine conférence direct en ligne que vous organiserez. Plusieurs actions peuvent être menées en fonction de l’engagement comme le partage des documentations complémentaires ou les inviter au prochain webinar.

Soigner le format de la conférence en direct

Présentation individuelle face caméra, interview, questions/réponses ou encore conférence à plusieurs animateurs, vous devez définir quel format va prendre votre webinar. Tout dépend de votre objectif et de la pertinence de chaque format par rapport à ce dernier.

Pensez également à la durée du webinar et à l’interactivité de votre intervention. C’est une dimension importante car la concentration d’une personne baisse en général au bout de 12 minutes quand elle n’est pas active. Il conviendra donc d’entrecouper vos temps de parole avec des activités dynamiques sollicitant votre audience pour optimiser vos chances de garder tous vos participants alertes tout au long de la conférence. Etayez votre présentation d’exemples et ponctuez votre discours d’interpellations pour susciter l’engagement : illustrez vos propos et agrémentez-les de données chiffrées. Je vous conseille d’alterner des phases de 8 à 10 minutes de contenus avec des questions à répondre dans le chat, des sondages et des moments de réflexion. L’idéal serait que votre présentation n’excède pas 45 minutes avec un temps de questions & réponses compris.

Raconter une histoire

Vous connaissez le storytelling ? C’est l’art de faire passer des informations importantes en racontant une histoire. Cette méthode est très efficace pour optimiser la mémorisation et l’engagement de vos participants. Votre objectif est de retenir leur attention jusqu’à la fin. Alors essayez de vous mettre à la place de votre audience. Quand vous étiez étudiant, quelles interventions stimulaient davantage votre intérêt ? Celles du professeur qui se contentait de vous lire des informations brutes issues d’une présentation PPT ou bien de celui qui les agrémentait d’exemples et d’illustrations pour vous aider à comprendre ? On est d’accord. Alors, utilisez le storytelling, dynamisez votre intervention et mettez en scène vos propos pour faciliter leur mémorisation.

Interpeller les participants - les faire participer activement

Quoi de plus efficace pour avoir audience engagée que de la faire participer activement à votre webinar ? N’hésitez pas à les interpeller dès le début s’ils se sont connectés en avance. Saluez-les, demandez-leur de se présenter et de vous dire pourquoi ils participent à votre Webinar. Pendant la conférence, invitez-les à s’exprimer, à répondre à un sondage, à donner leur avis en commentaire ou encore à vous poser des questions pour éclairer un point. Soyez réactif aux commentaires pour dynamiser l'échange.

Penser au Call-To-Action

Lorsque votre conférence touchera à sa fin et que vous vous apprêterez à clore le webinar, invitez vos participants à passer à l’action avec un CTA (Call To Action). Proposez-leur de mettre en pratique les enseignements que vous venez de leur transmettre et rendez vous disponible pour garder de la proximité avec vos apprenants. Dernier conseil, avant de quitter la conférence, replacez une dernière fois votre population à former au centre de votre intervention et remerciez-les d’y avoir participé.

Vous connaissez maintenant les clés pour réussir votre webinar, il est temps de passer à l’action ! Si vous souhaitez avoir encore plus de conseils, n’hésitez pas à me contacter. En attendant, je vous invite à découvrir les 10 étapes clés pour bien démarrer un projet de formation, un ebook gratuit spécialement développé pour vous.

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