Qualiopi : tout savoir sur cette Certification Qualité

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  • 08 Novembre 2021
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Vous souhaitez en savoir plus sur Qualiopi et surtout comment l’obtenir pour votre organisme de formation ? 

 

Ce dispositif français, qui deviendra obligatoire à partir du 1er janvier 2022, permet à toute entreprise référencée de : bénéficier de fonds de formations, d’accéder à des budgets de formation en entreprise et de garantir la qualité de ses programmes

 

Dans cet article, je vous explique la démarche à suivre pour devenir certifié Qualiopi, quels sont les 7 critères de référence, en quoi ce label se différencie de Datadock et pourquoi vous avez tout intérêt à entamer un processus de certification rapidement.

 

 

 

Comment obtenir la certification Qualiopi ?

Préaudit Qualiopi

L’objectif dans cette phase de préparation à l’audit est de s’imprégner des exigences liées à la certification. Pour cela, je vous invite à prendre connaissance des critères d’évaluation qui se trouvent dans le guide de lecture Qualiopi délivré par le ministère du Travail. Puis, créez un dossier dédié à la certification sur votre ordinateur pour recenser tous les éléments de preuves par critère.

 

La suite ? 

  • Vous vous rapprochez d’un organisme certificateur référencé. Retrouvez la liste des auditeurs Qualiopi en cliquant ici.
  • Vous signez un contrat avec l’organisme sélectionné. Pour information, j’ai été auditée par Afnor. Vous pouvez compter un budget d’environ 1 500 € pour les petites structures comme la mienne.
  • Vous passez l’audit de certification Qualiopi.

Audit initial Qualiopi

En pratique, vous êtes audité sur site (même si vous faites de la formation à distance) pendant au moins une journée. À la suite de quoi l’organisme certifié vous transmet un compte rendu avec de possibles non-conformités. Vous avez la possibilité de rectifier le tir en mettant en place des actions correctrices :

  • sous 3 mois pour des non-conformités majeures (qui impliquent une remise en cause de la qualité de la prestation délivrée) ;
  • sous 6 mois pour les non-conformités mineurs (sans remise en cause de la qualité de la prestation).

Audit de surveillance Qualiopi

Le cycle de certification Qualiopi dure 3 ans. Mais, lorsque vous avez obtenu la certification, vous êtes audité à nouveau sous 14 à 22 mois afin de procéder à un suivi de votre process qualité. 

 

Bon à savoir : vous pouvez tout à fait réaliser le premier audit à distance et faire l’audit de suivi en présentiel ou inversement.

Les 7 critères de qualité de Qualiopi 

Sur quels critères allez-vous être évalué ? 

 

Critère 1 : Les conditions d’information du public sur les prestations proposées,

les délais pour y accéder et les résultats obtenus 

→ Votre catalogue de formations doit être riche de contenu utile (programme détaillé, objectifs de formation, etc.), et notamment parler de l’accessibilité de vos formations aux personnes en situation de handicap. Vous montrez également la satisfaction générale de vos programmes (avis, témoignages, etc.).


 

Critère 2 : L’identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires lors de la conception des prestations 

→ Vous montrez comment vous personnalisez votre formation en fonction de votre public cible.

 

Critère 3 : L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités

d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre

→ Vous détaillez la manière dont vous accueillez et adaptez vos formations au public. Comment vous évaluez vos actions de formations et comment vous accompagnez l’apprenant jusqu’à la fin de votre action de formation.

 

Critère 4 : L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement

aux prestations mises en œuvre

→ Vous montrez que votre action de formation est qualitative en termes d’organisation et de compétences (qui vous êtes ? Qu’est-ce qui vous rend légitime ?). Et comment vous accompagnez les personnes en situation de handicap.

 

Critère 5 : La qualification et le développement des connaissances et compétences

des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations

→ Vous êtes le garant de vos compétences et celles de vos collaborateurs. Vous devez les entretenir en vous formant et en faisant de la veille.

 

Critère 6 : L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel

→ Vous assurez une veille légale et réglementaire sur la formation professionnelle, sur l’évolution des compétences et de l’expertise de votre métier, sur l’innovation pédagogique, sur les réseaux d’accompagnement des personnes handicapées.

 

Critère 7 : Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations

formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées.

→ Vous montrez clairement que vous réalisez des évaluations de satisfaction, que vous mettez en place et suivez des moyens de traitement des réclamations en vue d’une amélioration continue

Qualiopi VS Datadock : quelle différence ? 

Datadock est un label de qualité qui requiert une certaine exigence au niveau de la qualité de process. Mais pour l’obtenir, l’organisme de formation n’est pas audité. Il doit simplement fournir tous les éléments demandés directement en ligne.

 

La certification Qualiopi est plus exigeante avec :

  • un audit initial basé sur 7 critères de référence ;
  • un audit de contrôle entre 14 et 22 mois pour assurer un suivi de la démarche qualité.

L’organisme doit prouver la mise en place de la démarche qualité et non seulement l’attester. C’est un gage de qualité pour les personnes à former et donc gage de confiance pour vos clients.

À savoir qu’à partir du 1er janvier 2022, ce Référentiel unique remplacera Datadock. Tout organisme de formation souhaitant bénéficier de fonds publics devra être certifié Qualiopi. 

 

Quid des autres labels qualité ? 

 

La plupart seront maintenus, mais plus forcément reconnus comme avant. Il est donc fortement recommandé pour les organismes de formations :

  • de passer la certification Qualiopi ;
  • ou alors d’obtenir un label par un des 7 organismes reconnus par France Compétences (APP, FLE, Eduform, OBCAQT, Qualité des formations au sein des écoles de conduites, Certif’Région, E2C).

Étant en recherche constante d’amélioration de la qualité de mes services et consciente de l’enjeu pour l’avenir de mon entreprise, j’ai entamé une démarche de certification en février 2021. J’ai préparé l’audit en autonomie avec ma collaboratrice, 

et j’ai été auditée très rapidement. Après avoir corrigé quelques non-conformités mineures, j’ai finalement été certifiée Qualiopi fin mars 2021.

 

On a tendance à penser que la certification Qualité est un dossier long et compliqué à présenter pour l'audit. Dans la réalité, c'est un travail de réflexion pour accompagner au mieux vos apprenants. Cela demande de la préparation, de la rigueur et de l'organisation dans votre organisme de formation mais c'est tour à fait accessible pour toute entreprise qui souhaite asseoir sa légitimité et valoriser la qualité de ses formations.

 

Vous êtes intéressé par ce label ? 

 

Plusieurs solutions s’offrent à vous

 

1- Vous débrouiller seul (mais prendre le risque de passer à côté d’éléments déterminants).

2- Vous tourner vers un organisme certificateur qui propose un pré-audit (ou audit blanc). 

3- Vous faire accompagner par un professionnel comme Boost Your Learning pour :

  • vous guider dans vos démarches lors d’un atelier de conseils ;
  • lui déléguer la préparation de l’audit.

Vous avez une question concernant nos accompagnements certification Qualiopi ? Réservez dès maintenant votre session stratégique avec moi et passez Qualiopi avant le 31 décembre 2021.